Frequently Asked Questions

Outsourcing der Personalarbeit

Zuverlässigkeit, fachliches Know-How und Serviceorientierung leiten uns.

Seine Personalaufgaben in externe Hände zu geben erfordert Wissen über die Arbeitsweise des Partners und Vertrauen auf beiden Seiten. Die gängigsten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengefasst:

Warum kann es sinnvoll sein, Personalthemen in externe Hände zu geben?

Gerade in KMU oder auch in der Gründungsphase wird die Personalarbeit häufig nebenbei erledigt, was oft dazu führt, dass Maßnahmen wie z.B die Personalauswahl länger dauern, nicht zu Ende gedacht oder abgebrochen werden. Es kommt zu Fehlentscheidungen, da die Personalexpertise nicht kontinuierlich ausgebaut werden kann.

Wir unterstützen unsere Kunden dabei, diese Lücke vorrübergehend oder dauerhaft zu schließen, damit Sie sich um andere Themen kümmern können.

Möchten Sie eigene Personalexpertise aufbauen, so geben wir unsere Expertise im Rahmen von begleitendem Fachcoaching auch an die Mitarbeitenden unserer Kunden weiter.

Wie werden die Leistungen und deren Umfang festgelegt?

Je nach Bedarf gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Der Kunde weiß, womit er starten will und beauftragt uns direkt. Nach einem Erstgespräch erstellen wir ein konkretes Angebot und können zeitnah mit der Umsetzung starten.
  • Wir führen mit dem Kunden einen HR-Potentialworkshop durch. Die Felder des Personalmanagements werden auf den IST-Stand des Unternehmens und den Bedarf hin analysiert und bewertet. Inklusive ist ein Kurz-Benchmark zum modernen Personalmanagement. Auf dieser Basis werden Prioritäten gesetzt und der Umfang der Leistungen geschätzt. Wir erstellen dann ein konkretes Angebot für Sie.
  • Eine IST-Standbeschreibung wird durchgeführt. Hieraus können direkt Leistungen abgeleitet werden oder die Ergebnisse fließen in den Workshop ein.

Wenn eine Zusammenarbeit zustande kommt, gibt es zu Beginn eine Einstiegsphase. Auf Grundlage der Erfahrungen werden dann ggf. Leistungsinhalt, Umfang und Arbeitsform nachjustiert.

Was bedeutet die Einstiegsphase?

Zu Beginn der Zusammenarbeit vereinbaren wir eine zeitlich befristete „Schnupperphase“, in der wir gemeinsam beobachten, ob die anfängliche Aufgabenbeschreibung, die Priorisierung und das vereinbarte Volumen sowie die Arbeitsform zutreffend sind oder angepasst werden müssen. Diese Anpassung kann auch kurzfristig erfolgen.

In dieser Zeit können wir unsere Kunden von unserer Leistungsfähigkeit überzeugen und gemeinsam unsere Zusammenarbeit testen.

Wie sieht die konkrete Zusammenarbeit aus?

Nach der Definition der konkreten Leistungen wird die geeignete Arbeitsweise festgelegt. Es können folgende Formen gewählt bzw. kombiniert werden:

  • Regelmäßige Anwesenheit im Unternehmen für alle anfallenden Aufgaben. Der Umfang wird aus den Aufgaben abgeleitet und kann angepasst werden. Er bewegt sich erfahrungsgemäß zwischen 8 Stunden im Monat und ein bis drei Tagen pro Woche.
  • Kombination aus der Leistungserbringung vor Ort beim Kundenunternehmen und von unserem Standort aus in Abhängigkeit vom Aufgabeninhalt und den organisatorischen Rahmenbedingungen.
  • Bereitstellung eines persönlichen Ansprechpartners, der zu den Bürozeiten erreichbar ist. Die Kontaktmöglichkeiten bestehen über Video, Mail oder Telefon.
    Wir vereinbaren mit unseren Kunden Reaktionszeiten für kurzfristige Anfragen verschiedenen Inhalts.

Unabhängig von der konkreten Arbeitsform wird sichergestellt, dass die Abstimmung zwischen uns und dem Kundenunternehmen jederzeit gesichert ist und in angemessenen Abständen Meetings zur Zielverfolgung, Rückkopplung und Aufgabenabstimmung stattfinden.

Mit welcher HR-Software arbeiten wir?

Sollten Sie bereits eine eigene HR Software haben, so richten wir uns nach Ihnen und arbeiten mit dieser Software.

Sollten Sie an die Einführung einer HR Software denken, so unterstützen wir Sie gerne bei der Einführung der Personalsoftware HR Works. Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass HR Works einen hohen Grad der Konfigurierbarkeit bietet und so die Abbildung Ihrer unternehmensspezifischen HR-Prozesse erlaubt. Wiederkehrende, administrative Aufgaben werden durch verschiedene Tools (z.B. Dokumentenvorlagen, employee self-service) erleichtert und sparen so wichtige Ressourcen. Das HR Works Recruitingtool ermöglicht außerdem Kostenvorteile bei der Schaltung von Stellenanzeigen auf verschiedenen großen Jobbörsen (z. B. Stepstone).

Sollten Sie keine spezielle HR Software nutzen und auch keine HR Software einführen wollen, so arbeiten wir mit den gängigen Microsoft Programmen und richten für Sie und Ihre Bewerber eine kundenspezifische Emailadresse musterfirma@pro-motus.de ein.

Wie viel Zeit muss ich noch selbst in die Personalarbeit investieren?

Das ist von den konkreten Aufgaben und den Vereinbarungen abhängig.

Es gibt Kunden, die die komplette Personalarbeit mit den entsprechenden Befugnissen in unsere Hände legen. Dann besteht der eigene Anteil in strategischen Entscheidungen, dem Informieren über das Geschehen und der Abstimmung und Vernetzung konkreter Personalthemen im Unternehmen. Alles andere erledigen wir. Wir verabreden die passende Arbeitsstruktur und machen unsere Arbeit so transparent, damit unser Auftraggeber immer die erforderliche Kontrolle behält.

Es können aber auch nur einzelne Aufgaben oder Fragestellung an uns übergeben werden für die keine eigene Ressource oder Expertise vorhanden ist (z.B. Optimierung der Stellenausschreibung, Direktansprache von Kandidaten, Verbesserung des bestehenden Mitarbeitergespräches). Die anderen Themen werden dann weiter im Unternehmen behandelt.

Welche Themen eignen sich gut um die zusammenarbeit zu testen

Das hängt natürlich ganz vom Kunden, der Größe, existierenden Ressourcen für Personalthemen und dem Bedarf ab.

Unserer Erfahrung nach ist das Thema Personalgewinnung ein gutes Einstiegsthema, da es immer schwieriger wird geeignete Fachkräfte zu bekommen und der zeitliche Aufwand dafür immer größer wird. Bevor die komplette Personalgewinnung durch uns betreut wird, können auch erstmal Themen wie Optimierung der Stellenausschreibung, Empfehlung von Suchwegen, Active Sourcing oder Bewerbermanagement ausgelagert werden.

Was kostet es Personalthemen auszulagern?

Unsere Preise bemessen sich nach dem Aufwand. Je nach Fragestellung, Art, Umfang und Dauer der Begleitung rechnen wir stunden- oder tageweise ab oder kalkulieren einen Pauschalpreis.

Gerne unterbreiten wir Ihnen unverbindlich ein individuelles Angebot.

In wessen Händen liegt das arbeitsrecht?
Wir kennen natürlich das Arbeitsrecht und können gängige Fragen beantworten und über Trends informieren. Bei allen Aufgaben beachten wir die aktuelle Rechtslagen und die Notwendigkeit der Rechtssicherheit. Wir führen jedoch keine Rechtsberatung durch, sondern arbeiten eng mit unseren Anwälten der Kanzlei ZENK bzw. den Anwälten des Kundenunternehmens zusammen. Wenn aus unserer Sicht eine intensive rechtliche Prüfung eines Sachverhalts erforderlich ist, besprechen wir dies mit unserem Kunden.
In wessen Händen liegt die Gehaltsabrechnung?
Von unserer Seite erfolgt die Meldung gehaltsrelevanter Daten an die für das Unternehmen zuständige Stelle für Gehaltsabrechnung. Sollte ein Wechsel des Gehaltabrechners gewünscht werden, so können wir unseren Abrechungspartner auren empfehlen.
Welche testverfahren nutzen wir?

BIP (Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsentwicklung)

Das Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsentwicklung ist ein Verfahren zur Erfassung von berufsbezogenen Persönlichkeitsmerkmalen.

Bei dem Verfahren, das 14 Dimensionen umfasst, wird die persönliche Eignungsvoraussetzung für den beruflichen Erfolg gemessen. Der BIP ist für den Einsatz in der Personalauswahl als auch in der Personalentwicklung im Rahmen einer Potentialeinschätzung geeignet.

Folgende Dimensionen werden gemessen:

  • Berufliche Orientierung
    • Leistungsmotivation
    • Gestaltungsmotivation
    • Führungsmotivation
  • Soziale Kompetenzen
    • Sensitivität
    • Kontaktfähigkeit
    • Soziabilität
    • Teamorientierung
    • Durchsetzungsstärke
  • Arbeitsverhalten
    • Gewissenhaftigkeit
    • Flexibilität
    • Handlungsorientierung
  • Psychische Konstitution
    • Emotionale Stabilität
    • Belastbarkeit
    • Selbstbewusstsein

Über einen Onlinezugang zu 210 Fragen zur Selbstbeschreibung erfolgt in ca. 30 Minuten die Selbsteinschätzung. Ergänzend zur Selbstbeschreibung kann eine Fremdbeschreibung durchgeführt werden und wir empfehlen sehr, im Vorfeld durch das Anforderungsmodul auch das Sollprofil zu erstellen, welches mit einem in Ihrem Unternehmen existierenden Kompetenzmodell abgeglichen werden kann.

Entwickelt wurde der BIP durch R. Hossiep und M. Paschen von der Universität Bochum.

Wir sind zertifizierte Berater in der Anwendung des BIP und führen die Verfahren gemeinsam mit Hogrefe Consulting durch.

 

LJI (Leadership Judgement Indicator)

Der LJI ist ein szenarienbasierter Situational Judgment Test, mit dem die Entscheidungs-und Führungsstile einer Nachwuchs- oder Führungskraft analysiert werden können.

Untersucht wird

  • welchen Führungsstil die Führungskraft situationsunabhängig präferiert,
  • inwieweit die Führungskraft situationsabhängig die angemessenste Umgangsweise mit Mitarbeitenden erkennt,
  • ob und in wieweit sie diese in ihre Entscheidungsfindung einbezieht und
  • welche Entscheidungsstrategien sie bevorzugt.

16 Führungsszenarien mit je 4 Handlungsalternativen müssen anhand eines 5-stufigen Antwortformats beurteilt werden. Im Ergebnis erhält man eine Übersicht über die Präferenz  4 verschiedener Führungsstile von Direktivem Führungsstil, Konsultativem Führungsstil, Einvernehmlichem Führungsstil bis hin zu Delegativem Führungsstil.

Das Verfahren wurde von Michael Lock, Robert Wheeler, Nick Burnard und Colin Cooper in Großbritannien entwickelt und dort 2005 veröffentlicht. Die deutschsprachige Adaptation wurde 2012 von Aljoscha C. Neubauer, Sabine Bergner und Jörg Felfe publiziert.

Wir sind zertifizierte Berater in der Anwendung des LJI und führen die Verfahren gemeinsam mit Hogrefe Consulting durch.

Kontakt zu uns

4 + 4 =

+49 0172 30 99 101

info@pro-motus.de